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ContrAxs – Collaboration Room

Das zweite Modul der ContrAxs Toolbox ist der Collaboration Room. Er dient dazu, sämtlichen Vertragsparteien die Verhandlung eines Vertrages zu erleichtern. 

Was ist der ContrAxs Collaboration Room?  

Unser Collaboration Room ist eine virtuelle Umgebung, in der die Vertragsparteien sowie deren Rechtsbeistände Dokumente aller bekannten Dateiformate (Word, Powerpoint, Excel, etc.) kollaborativ, digital und in Echtzeit bearbeiten können. Dabei helfen unter anderem Tools zur Übersetzung von Dokumenten, Antrag-/Annahmefunktionen bzgl. einzelner Klauseln und Videokonferenzen eine Einigung zu erzielen. Alle Beteiligten finden so an einem digitalen runden Tisch zusammen und verhandeln ihren Vertrag online auf der ContrAxs Plattform. Sobald der Vertrag unterschriftsreif ist, folgt unsere elektronische Blockchain Signatur (mehr Informationen hierzu folgen in unserem nächsten Blogpost). 

Aufgrund der Ähnlichkeit zwischen dem Collaboration Room und virtuellen Datenräumen, wie sie beispielsweise für Due Diligence Prüfungen eingesetzt werden, unterliegt der ContrAxs Collaboration Room hohen Sicherheitsstandards. Unsere Kunden behalten jederzeit die Kontrolle über Ihre Daten, deren Bearbeitung sowie über die persönlichen Zugangsrechte zum Datenraum. Der ContrAxs Collaboration Room ermöglicht zudem die sichere Handhabung sowie den sicheren Austausch sensibler Daten und Informationen. 

Wie wird der Collaboration Room genutzt? 

Der Ersteller eines ContrAxs Collaboration Rooms lädt seinen Rechtsbeistand sowie seinen Vertragspartner zur gemeinsamen Nutzung des Datenraums ein. Danach werden die gegenseitig benötigten Dokumente in den geteilten Datenraum geladen. Will der Vertragspartner ebenfalls einen Rechtsbeistand oder andere Personen zur gemeinsamen Bearbeitung der Dokumente einladen, stellt er eine entsprechende Anfrage, die der Ersteller des Datenraums bewilligen kann. Insofern können einzelne Unterordner oder sogar Einzeldokumente nur für bestimmte Personen freigeschaltet werden. 

Die Verträge und sonstigen Dokumente werden sodann bearbeitet und sämtliche Änderungen getrackt. Für wichtige Änderungen oder die Löschung bzw. das Hinzufügen von Klauseln kann eine Antrag-/Annahme-Funktion betätigt werden. Dabei bietet der Antragende eine Veränderung an, die nur dann in den Vertragstext aufgenommen wird, wenn die Gegenseite annimmt. 

Während der Bearbeitung kann der User mit allen oder einzelnen Personen chatten oder die integrierte Videokonferenz nutzen

Warum sollten Sie den Collaboration Room nutzen? 

  • Effizienzsteigerung: Eine Plattform statt hunderter E-Mails 
  • Kosteneinsparungen: Bündelung der Kosten für verschiedene marktübliche Tools 
  • Kundenzufriedenheit: Intuitives Umfeld statt simplen E-Mail-Verkehrs 
  • Transparenz: Nachverfolgbarkeit sämtlicher Fortschritte einer Vertragsverhandlung 

Aktuell werden Vertragsverhandlungen meist durch einen zeitaufreibenden E-Mail-Verkehr zwischen Mandant, Rechtsbeistand, Gegenseite und deren Rechtsbeistand geführt. Eine Zusammenarbeit findet  dabei nur sequentiell, beispielsweise im Rahmen von Videokonferenzen zur Vorabstimmung des Vertragsinhalts, statt. 

Verträge sollten jedoch nicht schrittweise von Einzelpersonen bearbeitet werden, sondern vielmehr von allen Beteiligten zusammen verhandelt werden. Bearbeitungsprozesse müssen aufgeteilt und abgestimmt werden. Daher bringt der ContrAxs Collaboration Room alle Beteiligten zusammen. Verträge werden fortan kollaborativ in einem digitalen Datenraum verhandelt. 

Use Case:

Sie schließen typischerweise Verträge, welchen ausgiebige Vertragsverhandlungen vorausgehen. Sie sind zum Beispiel eine Venture Capital Investorin oder ein Dienstleistungsunternehmen mit wechselnden individuellen Kunden. 

Dann erleichtert Ihnen die ContrAxs Plattform sowie insbesondere der Collaboration Room zukünftig Ihre Vertragsverhandlungen. Der ContrAxs Collaboration Room verbindet die Vorteile eines geteilten Datenraums mit einem fein nuancierten Programm zur kollaborativen Bearbeitung von Vertragstexten zusammen. 

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